Sección 20. Presupuesto y auditorías
a) El Director Gerente preparará un presupuesto administrativo anual, que será sometido al Directorio Ejecutivo para su aprobación. El presupuesto, una vez aprobado, será incorporado al informe anual que se presenta a la Junta de Gobernadores.
b) Cada año los estados financieros del Fondo y de las cuentas administradas conforme al Artículo V, Sección 2 b), incluidos los estados financieros del Plan de Jubilación del Personal, serán verificados por auditores externos, debiendo comprender la auditoría el período que corresponda al ejercicio.
c) La auditoría anual se realizará bajo la supervisión general de un comité de auditoría externa. El comité de auditoría estará integrado por tres personas, las cuales serán seleccionadas por el Directorio Ejecutivo y nombradas por el Director Gerente. Los integrantes del comité de auditoría deberán ser ciudadanos de diferentes países miembros del Fondo a la fecha de su nombramiento; por lo menos uno de ellos deberá ser ciudadano de uno de los seis países miembros a los que correspondan las mayores cuotas. Los integrantes de comité de auditoría deben poseer los conocimientos y pericia necesarios para supervisar la auditoría anual. Serán nombrados para desempeñar sus funciones durante un período de tres años, que podrá renovarse por otro período trienal. Si se nombrase a una persona para sustituir a un integrante del comité cuyo mandato no haya expirado, deberá desempeñar sus funciones hasta la fecha en que concluya el mandato original de su antecesor, pudiéndose renovar el nombramiento del integrante sustituto dos veces por períodos trienales. Los integrantes del comité de auditoría, durante el desempeño de sus funciones, serán considerados funcionarios del Fondo para los efectos del Convenio Constitutivo de la institución.
Cada comité de auditoría elegirá entre sus integrantes a un presidente, acordará su propio procedimiento y, en general, actuará independientemente de la Gerencia del Fondo para supervisar la auditoría anual. El Directorio Ejecutivo aprobará las funciones y atribuciones del comité de auditoría, pero éste podrá recomendar modificaciones a dichas funciones y atribuciones y someterlas a la aprobación del Directorio Ejecutivo.
El Directorio Ejecutivo seleccionará un despacho de auditores externos en consulta con el comité de auditoría, el cual será nombrado por el Director Gerente y al cual se le encomendará la realización de la auditoría y el despacho de auditores, sus socios y su personal, deberán respetar el carácter confidencial de sus funciones y de la información que se ponga a su disposición a los efectos de la auditoría.
d) La auditoría anual se llevará a cabo de acuerdo con normas de auditoría comúnmente admitidas, e incluirá la verificación de todos los registros contables y de los procedimientos de auditoría según se considere necesario. La auditoría abarcará un amplio examen de la documentación financiera del Departamento General, del Departamento de DEG y de las cuentas administradas conforme al Artículo V, Sección 2 b), incluido el Plan de Jubilación del Personal; abarcará, en la medida de lo posible, comprobar si las operaciones y transacciones efectuadas durante el período analizado se efectuaron con la debida autorización, y determinará si se ha rendido cuenta en forma adecuada y exacta del activo y el pasivo del Departamento General y de las cuentas administradas conforme al Artículo V, Sección 2 b), incluido el Plan de Jubilación del Personal, y de los derechos especiales de giro. Sobre la base de esta auditoría, el despacho de auditores certificará si los estados financieros, según le hubieren sido presentados, ofrecen una idea fidedigna y adecuada de la situación financiera al cierre del ejercicio del Departamento General y de las cuentas administradas conforme al Artículo V, Sección 2 b), incluido el Plan de Jubilación del Personal y, con respecto al Departamento de DEG, de la asignación y las tenencias de derechos especiales de giro, y del resultado de las operaciones y transacciones realizadas durante el ejercicio. A estos fines, el comité de auditoría y el despacho de auditores tendrán acceso a los registros de contabilidad del Fondo y a las demás pruebas justificativas de sus operaciones y transacciones y de la administración de cuentas conforme al Artículo V, Sección 2 b), incluido el Plan de Jubilación del Personal. El Director Gerente del Fondo proporcionará al comité de auditoría y al despacho de auditores la información y las declaraciones que se necesitaren con motivo de la auditoría.
e) El Directorio Ejecutivo resolverá todas las cuestiones de política que susciten las solicitudes del comité de auditoría o del despacho de auditores que tengan por objeto obtener información o examinar ciertos documentos o datos. La negativa a acceder a tales solicitudes por razones de política será explicada en los comentarios que el Directorio Ejecutivo presentará a la Junta de Gobernadores junto con el informe del comité de auditoría.
Toda consulta que el comité de auditoría o el despacho de auditores deseen hacer sobre la interpretación del Convenio Constitutivo, los Estatutos, el Reglamento o las decisiones del Fondo la tratará con el Director Gerente o con los funcionarios que éste designe, y, si el comité de auditoría o el despacho de auditores no quedaran plenamente satisfechos con la respuesta dada, la cuestión será sometida al Directorio Ejecutivo por conducto del Director Gerente.
f) El comité de auditoría transmitirá el informe emitido por el despacho de auditores a la Junta de Gobernadores para su consideración. La transmisión se hará por conducto del Director Gerente y del Directorio Ejecutivo, y éste enviará dicho informe junto con sus observaciones sobre el mismo. Antes de que el despacho de auditores decida que algún asunto merece censura en su informe, deberá tratarlo con el Director Gerente y darle oportunidad de explicarlo. Una vez concluido, el informe de auditoría será transmitido a la Junta de Gobernadores dentro de un plazo razonable.
El despacho de auditores podrá exponer oficialmente al comité de auditoría, al Director Gerente y al Directorio Ejecutivo sus puntos de vista y sugerencias acerca del sistema de contabilidad, el control financiero interno y el sistema de documentación u otros procedimientos, con el propósito de afianzar o perfeccionar técnicamente la administración de los asuntos financieros del Fondo. No será necesario tratar tales asuntos en el informe de auditoría a menos que despacho de auditores estime que sean de tal importancia que merezcan ser incluidos en dicho informe.
Con excepción de las observaciones que, en opinión del despacho de auditores y del comité de auditoría, se consideren de menor importancia y que, por ende, sólo son de interés para la Gerencia del Fondo, deberán comunicarse todos los puntos de vista y las sugerencias del despacho de auditores al Director Genrente y al Directorio Ejecutivo al mismo tiempo. Asimismo, deberá comunicarse al Directorio Ejecutivo la respuesta del Director Gerente a los puntos de vista y las sugerencias del despacho de auditores que fueran comunicados al Directorio Ejecutivo.
g) El Director Gerente determinará los gastos que sean necesarios y razonables para efectuar cada auditoría anual de las cuentas, y el Fondo deberá sufragarlos.
Adoptada el 16 de marzo de 1946; modificada el 17 de septiembre de 1947, el 2 de octubre de 1960, el 20 de marzo de 1972, el 13 de junio de 1978 y el 30 de septiembre de 1999.